Certificados

Las certificaciones son aquellos documentos que permiten obtener la publicidad de los registros individuales y asientos obrantes en los distintos Registro Públicos.

Las certificaciones tienen valor de documento público y probatorio respecto de los datos que constan en los asientos del Registro Civil, se presumen exactas y constituyen prueba plena de los hechos inscritos.

Caducidad de los certificados

¡IMPORTANTE!

• Los certificados expedidos por Oficinas del Registro Civil que tengan implantado el sistema DICIREG: en principio no caducan mientras no se practique ningún asiento nuevo sobre las inscripciones. Llevarán un sello de órgano impreso al pie del documento que permite comprobar telemáticamente su autenticidad y vigencia. Pueden fotocopiarse y enviarse electrónicamente.
• Los certificados expedidos por Oficinas del Registro Civil que NO tengan implantado el sistema DICIREG: todos los certificados caducarán a los 3 meses desde su fecha de expedición. Se exceptúan los certificados de nacimiento expedidos por Registros Civiles españoles que caducan a los 6 meses. No pueden fotocopiarse ni enviarse electrónicamente.
• Los certificados expedidos por Registros Civiles extranjeros: caducarán todos a los 3 meses desde su fecha de expedición. Se exceptúan los certificados de nacimiento que caducan transcurrido 1 año. La apostilla de la Haya caduca a los 6 meses desde su emisión.

Tipos de certificados que se expiden en el Registro Civil

Literales

Comprenden la totalidad del contenido del asiento o asientos a que se refieran; inscripciones principales y complementarias, anotaciones y notas de relación.  Pueden ser:

• De nacimiento.
• De matrimonio.
• De defunción.
• De registro individual (próximamente).

En extracto

Contendrán los datos que se determinen reglamentariamente. Pueden ser:

• De nacimiento.
• De matrimonio.
• De defunción.
• De registro individual (próximamente).
• Certificación familiar (próximamente).

Negativas 

Expedidas cuando no existen en el Registro Civil datos sobre los hechos o actos cuya certificación se solicita. 

Caso particular

Existe un certificado de diversidad de apellidos según modelo normalizado que se puede solicitar conforme al Convenio de La Haya 8/9/1982 y Orden de 31 de agosto de 1988 cuando un español consta inscrito en otro Registro Civil extranjero con otro nombre y apellidos y este hecho se ha anotado en su registro individual en el Registro Civil español.

¿Dónde y cómo puedo solicitar certificados de nacimiento, matrimonio y defunción?

Los certificados pueden solicitarse:

• De forma presencial en cualquier Oficina del Registro Civil.
• De forma telemática, a través de la Sede electrónica del Ministerio de Justicia.
• Por correo postal, cumplimentando y enviando al Registro Civil que proceda, la correspondiente solicitud, según se trate de un certificado de nacimiento, matrimonio o defunción.

Clasificación de la publicidad según la información solicitada

Desde el punto de vista de qué información se publicita (los datos especialmente protegidos y las cancelaciones) y cómo se muestra dicha información, se distingue entre publicidad ordinaria y extraordinaria:

Publicidad ordinaria

No proporciona información sobre los datos especialmente protegidos ni sobre cancelaciones de inscripciones principales. Sí incluye las cancelaciones parciales.

Para certificación literal: comprenden la totalidad del contenido del asiento o asientos que transcriben y compendian las inscripciones principales a que se refieran, así como las inscripciones complementarias, anotaciones y las notas de relación, si existieran, que estén relacionadas con el hecho principal o el registro individual que se certifica. 

Las certificaciones literales integrarán, según conste, las inscripciones complementarias o las anotaciones del mismo registro individual relacionadas con el hecho principal que se certifica, aunque estén canceladas parcialmente. En caso de que existan cancelaciones parciales, después del asiento o asientos cancelados parcialmente y en el orden cronológico que corresponda, aparecerá el asiento de cancelación, lo que acreditará debidamente esta circunstancia. Además, el asiento cancelado parcialmente aparecerá destacado en otro color o marcado convenientemente para reiterar esta circunstancia de forma significativa.

Para certificación en extracto: incluye los datos de identidad del inscrito y aquellos datos registrales de que especialmente hace fe el asiento o asientos correspondientes al hecho o hechos concretos cuya acreditación se solicita, según resulta vigente en la fecha y hora de su expedición. En caso de que existan cancelaciones parciales, no se muestra la información de los asientos cancelados parcialmente, sino que aparecerán los datos de la inscripción principal y de las complementarias y/o anotaciones que siguen vigentes. 

Puede aparecer información sobre registros individuales relacionada con contenido de publicidad restringida, pero solo sobre aquellas cuestiones que no lo son. Por ejemplo, en los casos de adopción nacional, aparecería el inscrito con los padres adoptantes sin que figuren datos de la adopción, puesto que la filiación de los padres adoptantes no es un dato especialmente protegido. Lo que se debe proteger es el hecho de que sean adoptivos y la información de los padres biológicos. 

Publicidad extraordinaria

Se expedirán certificaciones literales en supuestos de:

Datos especialmente protegidos: que se proporcionarán solo en aquellos supuestos en que sea posible por su régimen de publicidad restringida.

Datos sobre asientos cancelados: proporciona un método para permitir el acceso a los datos de asientos principales sometidos a cancelaciones (cancelación total) a pesar de haber perdido sus efectos por dicha cancelación, en los supuestos contemplados legalmente en los que se tiene derecho a conocer esos asientos (nulidades matrimoniales, adopciones con anterior inscripción de padres biológicos, etc.). 

Este mismo régimen de publicidad extraordinaria alcanza también a los documentos que contengan datos especialmente protegidos o que estén incorporados a expedientes que tengan carácter reservado.

Régimen de acceso para publicidad por certificación (interés legítimo).

Los ciudadanos tendrán libre acceso a los datos que figuren en su registro individual y, por ende, las personas que ostenten su representación legal o sean autorizadas por el propio titular o dicho representante legal.

También podrá obtenerse información registral por parte de un tercero distinto del titular del registro individual, siempre que se identifique y que exista un interés legítimo para ello. 

Como criterio básico para valorar la existencia de ese interés legítimo, se establece que la finalidad de la solicitud deberá estar vinculada a la propia naturaleza del Registro Civil y no a otros fines mercantiles o comerciales distintos.

Tipos de solicitantes

A continuación, se detallan por grupos los tipos de solicitantes, debiendo tener en cuenta que en todos los casos deben acreditar su identidad o autenticarse al formular la petición: 

• Interesados en la publicidad instrumental del RC: con acceso libre a sus propios datos o a los datos de su representado o autorizante, integrado por:
  • El titular del registro individual. 
  • Su representante legal, cuando el titular sea menor de edad.
  • La persona que ejerza el apoyo y que esté expresamente autorizado, el apoderado preventivo general o el curador, para el caso de la persona con medidas de apoyo para el ejercicio de su capacidad jurídica. 
  • Persona distinta que contara con autorización acreditada por el medio oportuno, de:
    • El inscrito, por sí solo o con el auxilio de quien ejerza el apoyo para el ejercicio de su capacidad jurídica.
    • Representante legal del inscrito vivo.
    • Por quien ejerza el apoyo y esté expresamente autorizado, el apoderado preventivo general o el curador, en caso de una persona que requiera dichos apoyos.
• Personas distintas de las anteriores para las que se presume la existencia de interés legítimo, en virtud de su relación de parentesco y del carácter público del RC. Serían:
  • El cónyuge.  
  • La pareja de hecho. 
  • Los ascendientes y descendientes hasta el segundo grado. 
• Terceros distintos del titular del registro individual, su representante legal o autorizado o que ejerza el apoyo para el ejercicio de su capacidad jurídica y de las personas con presunción de interés legítimo derivada de parentesco que tendrían que demostrar o hacerse responsables de la existencia de ese interés legítimo. Serían:
• Terceros intermediarios: por ejemplo, la solicitud puede ser presentada por el Notario actuando de ventanilla física colaboradora, en su condición de funcionario público; que hace constar en su solicitud que ha comprobado previamente en el ejercicio de sus funciones la identidad y la existencia de interés legítimo del destinatario final de la certificación. De ahí que se hable de tercero intermediario, porque es el Notario el que comprueba la identidad e interés legítimo del interesado. 
• Terceros no autorizados: por ejemplo, acreedores del sujeto inscrito. 
• Autoridades Administrativas y Judiciales: aquellas administraciones públicas, entidades u organismos públicos que, por cualquier motivo excepcional, no cuenten con otros accesos al Registro Civil disponibles de forma temporal, pero necesiten obtener cierta información por causa fundada en normativa legal, podrán dirigirse a las oficinas del Registro Civil a través de este régimen de acceso para publicidad por certificación. Por ejemplo, Juzgados. 
• Autorizados por el Juez de 1ª Instancia: por ejemplo, cuando el sujeto inscrito ha fallecido y la petición se refiere a datos especialmente protegidos (LRC, Art. 84). 

Especificidades en función del tipo de publicidad y la situación vital del inscrito 

Publicidad ordinaria (inscrito vivo o fallecido)

• Inscrito vivo: solo precisa acreditar su identidad. 
• Representante legal: solo podría actuar en caso de inscrito vivo, pues en caso de que hubiera fallecido, la representación se habría extinguido. Debe aportar documento público que le faculte para actuar en nombre y representación del verdadero titular del asiento, salvo que se trate de una representación legal que resulte comprobable en el propio Registro Civil.
• Persona autorizada, que debe aportar autorización acreditada por un medio legal oportuno, otorgada por:  
  • El inscrito, por sí solo o con el auxilio de quien ejerza el apoyo para el ejercicio de su capacidad jurídica. Representante legal del inscrito vivo. Por quien ejerza el apoyo y esté expresamente autorizado, el apoderado preventivo general o el curador, en el caso de una persona que requiera dichos apoyos.
  Esta autorización no será admisible en los casos en que se otorgue por el representante legal o persona que ejerza medidas de apoyo y el titular hubiera fallecido, porque se ha extinguido la facultad de actuar otorgando autorizaciones. Pero sí será válida la autorización otorgada por el propio inscrito en legal forma, para que surta efectos cuando haya fallecido (por ejemplo, en testamento para actuar tras su muerte en las operaciones hereditarias, art. 1057 CC).
• Persona que ejerza el apoyo y que esté expresamente autorizado, el apoderado preventivo general o el curador, para el caso de inscrito que requiera dichos apoyos que así lo permitan. Solo podría actuar en caso de inscrito vivo, pues en caso de que hubiera fallecido, las medidas de apoyo se habrían extinguido. Debe aportar la resolución judicial o documento público donde conste su nombramiento y los términos en que se fija la extensión y límites de este apoyo que debe prestar el nombrado, salvo que resulte comprobable en el propio Registro Civil.
• Familiares en los que se presume la existencia de legítimo interés: su solicitud se tramita sin necesidad de aportar documentación adicional que lo justifique, solo es necesario demostrar su parentesco (si el Registro Civil no puede verificarlo directamente por sus propios medios) y firmar una declaración responsable al hacer la solicitud. 
• Para terceros no autorizados: se debe acreditar la existencia del interés legítimo aportando documentación que la justifique. Se ha de valorar por el RC si es justificable o no acceder a la información que solicitan.   
• Terceros intermediarios: su solicitud se tramita sin necesidad de aportar documentación adicional sobre la existencia de interés legítimo.  
• AA. PP. y funcionarios en el ejercicio de sus funciones: su solicitud se tramita sin necesidad de aportar documentación adicional sobre la existencia de interés legítimo. 

Publicidad extraordinaria – Asientos cancelados (inscrito vivo)

En los casos que se indican a continuación, referidos a asientos cancelados^[1] cuando su titular está vivo, puede ser necesario valorar por el RC si es justificable o no acceder a lo que solicitan, pudiendo resultar de esa valoración el dictar resolución expresa denegando la certificación.

• Inscrito vivo: solo precisa acreditar su identidad. Acceso completo. El Registro Civil no necesita valoración de ningún otro extremo.  
• Representante legal: debe aportar documento público que le faculte para actuar en nombre y representación del verdadero titular del asiento, salvo que se trate de una representación legal que resulte del propio Registro Civil. 
• Persona que ejerza el apoyo y que esté expresamente autorizado, el apoderado preventivo general o el curador, para el caso de inscrito con medidas de apoyo para el ejercicio de su capacidad jurídica que así lo permitan. Debe aportar la resolución judicial o documento público donde conste su nombramiento y los términos en que se fija la extensión y límites de este apoyo que debe prestar el nombrado, salvo que sea en virtud de resolución judicial dictada en procedimiento de provisión de apoyos que resulte comprobable en el propio Registro Civil.
• Persona autorizada, que debe aportar autorización acreditada por un medio legal oportuno, otorgada por:
  • El inscrito, por sí solo o con el auxilio de quien ejerza el apoyo para el ejercicio de su capacidad jurídica.
  • Representante legal del inscrito vivo.
  • Por quien ejerza el apoyo y esté expresamente autorizado, el apoderado preventivo general o el curador, en el caso de una persona que requiera dichos apoyos.   
• Familiares en los que se presume la existencia de legítimo interés: es necesario demostrar su parentesco (si el Registro Civil no puede verificarlo directamente por sus propios medios) y firmar una declaración responsable al hacer la solicitud. Se excluye a este tipo de solicitantes, en los casos en que el asiento cancelado contenga a su vez datos especialmente protegidos. Se ha de valorar por el Registro Civil si es justificable o no acceder a la información que solicitan.   
• Para terceros no autorizados: debe acreditar la existencia del interés legítimo aportando documentación que la justifique. Se excluye a este tipo de solicitantes, en los casos en que el asiento cancelado contenga a su vez datos especialmente protegidos. Se ha de valorar por el Registro Civil si es justificable o no acceder a lo que solicitan. 
• Terceros intermediarios: la solicitud tiene que ir acompañada de la autorización del inscrito vivo o de su representante legal. Se ha de valorar por el Registro Civil si es justificable o no acceder a la información que solicitan.  
• AA. PP. y funcionarios en el ejercicio de sus funciones: su solicitud se tramita sin necesidad de aportar documentación adicional sobre la existencia de interés legítimo. Se excluye a este tipo de solicitantes, en los casos en que el asiento cancelado contenga a su vez datos especialmente protegidos. Se ha de valorar por el Registro Civil si es justificable o no acceder a la información que solicitan. 

^[1] Nótese que, si los datos del asiento cancelado son considerados datos especialmente protegidos, prevalece en su tratamiento la circunstancia de que son datos especialmente protegidos.

Publicidad extraordinaria – Asientos cancelados (inscrito fallecido)

En los casos siguientes, relativos a publicidad extraordinaria para asientos cancelados^[1] cuando su titular está fallecido, puede ser necesario valorar por el Registro Civil si es justificable o no acceder a lo que solicitan y, el resultado de esa valoración, puede dar lugar a dictar resolución expresa denegando la certificación.

• Persona autorizada: debe aportar autorización del inscrito, otorgada en vida por el medio legal oportuno. Esta autorización no será admisible en los casos en que se otorgue por el representante legal, por quien ejerza el apoyo y esté expresamente autorizado, el apoderado preventivo general o por el curador, cuando el titular hubiera fallecido, porque se ha extinguido la facultad de estas personas de actuar otorgando autorizaciones.
• Familiares en los que se presume la existencia de legítimo interés: es necesario demostrar su parentesco (si el Registro Civil no puede verificarlo directamente por sus propios medios) y firmar una declaración responsable al hacer la solicitud. Se ha de valorar por el Registro Civil si es justificable o no acceder a la información que solicitan. 
• Para terceros no autorizados: se debe acreditar la existencia del interés legítimo aportando documentación que la justifique. Se ha de valorar por el Registro Civil si es justificable o no acceder a lo que solicitan. 
• Terceros intermediarios: se ha de valorar por el Registro Civil si es justificable o no acceder a la información que solicitan en los casos de publicidad extraordinaria.   
• AA. PP y funcionarios en el ejercicio de sus funciones: su solicitud se tramita sin necesidad de aportar documentación adicional sobre la existencia de interés legítimo. Se ha de valorar por el Registro Civil si es justificable o no acceder a la información que solicitan 

^[1] Nótese que, si los datos del asiento cancelado son considerados datos especialmente protegidos, prevalece en su tratamiento que son datos especialmente protegidos.

Publicidad extraordinaria – Acceso restringido (inscrito vivo)

En los casos que se indican a continuación, referidos a datos especialmente protegidos con acceso restringido (art. 83 y 84 LRC) cuando su titular está vivo, puede ser necesario valorar por el RC si es justificable o no acceder a lo que solicitan, pudiendo resultar de esa valoración el dictar resolución expresa denegando la certificación.

• Inscrito vivo: solo precisa acreditar su identidad. Acceso completo. El Registro Civil no necesita valoración de ningún otro extremo. 
• Representante legal: debe aportar documento público que le faculte para actuar en nombre y representación del verdadero titular del asiento, salvo que se trate de una representación legal que resulte del propio Registro Civil. 
• Persona que ejerza el apoyo y que esté expresamente autorizado, el apoderado preventivo general o el curador, para el caso de inscrito con medidas de apoyo para el ejercicio de su capacidad jurídica. Debe aportar la resolución judicial o documento público donde conste su nombramiento y los términos en que se fija la extensión y límites de este apoyo que debe prestar el nombrado, salvo que resulte comprobable en el propio Registro Civil.
• Persona autorizada, debe aportar autorización documentada por alguno de los medios legales admitidos, otorgada por:
  • El inscrito, por sí solo o con el auxilio de quien ejerza el apoyo para el ejercicio de su capacidad jurídica.
  • Representante legal del inscrito.
  • Por quien ejerza el apoyo y esté expresamente autorizado, el apoderado preventivo general o el curador, en el caso de una persona que requiera dichos apoyos.    
• Terceros intermediarios: la solicitud tiene que ir acompañada de la autorización otorgada por:
  • El inscrito, por sí solo o con el auxilio de quien ejerza el apoyo para el ejercicio de su capacidad jurídica. Representante legal del inscrito. Por quien ejerza el apoyo y esté expresamente autorizado, el apoderado preventivo general o el curador, en el caso de una persona que requiera dichos apoyos.
  Se ha de valorar por el Registro Civil si es justificable o no acceder a la información que solicitan.

Publicidad extraordinaria – Acceso restringido (inscrito fallecido)

Es requisito indispensable presentar por todos los interesados una autorización judicial otorgada por el Juez de Primera Instancia del domicilio del solicitante. La autorización se tramitará en procedimiento de jurisdicción voluntaria, en el que se justifique interés legítimo y razón fundada para el acceso a los datos. 

En estos casos se ha de comprobar por el funcionario del Registro Civil si se aporta la resolución judicial de autorización. También se efectuará un examen formal de la misma, que recaerá sobre la competencia del juzgado que la dicta y clase del procedimiento seguido, formalidades extrínsecas del documento judicial y los asientos del propio Registro que pudieran suponer un obstáculo a la emisión de esa certificación 

Por último, se verificará que el contenido de la autorización se ajusta a la solicitud formulada y esta última es congruente con lo autorizado por el Juzgado (se refieren ambos documentos al mismo solicitante, al mismo inscrito y concuerdan en cuanto a lo pedido y lo solicitado). Podría no accederse a la información que se solicita, si algunos de los aspectos anteriores dieran lugar a calificación negativa. 

Existe una particularidad cuando la petición es efectuada por Juzgados, dentro de un procedimiento judicial de otra índole, ya que el Juzgado que está conociendo del procedimiento no precisa de otra autorización judicial, por su propia condición de autoridad judicial. Lo acordará fundadamente en el marco del referido procedimiento, remitiendo su propia resolución motivada para justificar su petición. 

Cuadro resumen (interés legítimo)

Particularidades de tramitación de publicidad por medio de certificaciones

La combinación del solicitante, el tipo de publicidad que se solicita (ordinaria / extraordinaria + literal / en extracto) y la situación vital del inscrito (vivo o fallecido) determinan la tramitación a realizar y si el solicitante puede obtenerla.

Por ello es necesario realizar la valoración de los datos y la documentación presentada, junto con la información registrada en el Registro Civil, en función de la solicitud, pudiéndose realizar:

• Mediante una comprobación automática (por el propio sistema) de la información registrada en el RC.
• Mediante una comprobación por el operador que recibe la solicitud.
• Requiriendo del trámite de calificación por el Encargado.

Se considera comprobable por el Registro Civil cuando se puede realizar una comprobación automática o por el operador que recibe la solicitud, y se considera entonces que se hace una calificación tácita, ya que con el trámite de comprobación queda justificada la petición. En este caso no se necesita intervención del Encargado y la certificación se puede realizar al momento, efectuando la tramitación completa el operador que recibe la solicitud. 

En otros casos no se podrá realizar esta comprobación, o bien es necesario que el Encargado realice la calificación de la documentación presentada. Esto se dará, en particular cuando se ha realizado la petición por persona distinta del sujeto inscrito y se debe realizar la valoración de:

• La acreditación de representación legal (si no es comprobable por el RC).
• La autorización.
• La relación de parentesco (si no es comprobable por el RC).
• La existencia de interés legítimo de solicitudes.
• La documentación justificativa para el acceso a datos de publicidad restringida.

Actuaciones particulares cuando la emisión no es inmediata , en los trámites de la fase de iniciación: 

• Validaciones en la sede electrónica:
  • En caso de que se trate de un solicitante distinto del sujeto inscrito y de un grupo de interesados que precise adjuntar correctamente la documentación justificativa y/o firmar la declaración responsable. El expediente queda asignado a la Oficina que corresponda por norma de reparto donde se continuará la tramitación.
  • El sistema no permitirá llevar a cabo la presentación de la solicitud y emitirá una resolución de inadmisión automática firmada con sello de órgano, por considerarse que no se ha producido la identificación necesaria por alguno de los motivos siguientes, en caso de que el solicitante:
    • No acepte declaración responsable cuando sea necesaria. 
    • No haya incorporado documentación acreditativa de la representación legal, autorización del interesado o representante legal, relación de parentesco cuando no se pueda obtener del Registro Civil, o de la existencia del interés legítimo, si por el tipo de interesado fuese preceptivo alguno de estos documentos.
• Validaciones presenciales:
  • Validaciones en Oficinas Generales y Oficinas Consulares del Registro Civil. El operador que recibe la solicitud realiza una revisión formal de la documentación presentada y:
    •  Si la comprobación es inmediata (según lo indicado antes), se expide la certificación al momento. Toda la documentación asociada queda incorporada en el expediente.
    • Si se requiere la participación del Encargado, se continúa la tramitación en la Oficina que recibe la solicitud.
  • Validaciones en oficinas colaboradoras, en Ayuntamientos como puntos de acceso y en otras ventanillas físicas colaboradoras (como los Notarios en su función de terceros intermediarios, en este caso con sujeción a su propia normativa profesional para documentar la petición). El operador que recibe la solicitud realiza una revisión formal de la documentación presentada y:
    • Si se determina que no es válida o falta algo: informa al solicitante de ese hecho y no cursa la misma, o bien, si el solicitante quiere continuar, inicia el procedimiento quedando el expediente asignado a la Oficina General que corresponda por norma de reparto, para continuar la tramitación. 
    • Si la comprobación es inmediata (según lo indicado antes), se expide la certificación al momento en la Oficina que ha recibido la solicitud. Toda la documentación asociada queda incorporada en el expediente. 
    • Si se requiere la participación del Encargado, se asigna a la Oficina General que corresponda por norma de reparto. 

Datos especialmente protegidos

Los datos especialmente protegidos están sometidos a acceso restringido.

Solo podrán acceder o autorizar a terceras personas la consulta de los asientos que contengan los datos especialmente protegidos en los términos que reglamentariamente se establezcan:

• El inscrito, por sí solo o con el auxilio de quien ejerza el apoyo para el ejercicio de su capacidad jurídica.
• Representantes legales del inscrito vivo.
• En caso de la persona que requiera medidas de apoyo para ejercer su capacidad jurídica: quien ejerza dicho apoyo y esté expresamente autorizado, el apoderado preventivo general o el curador.

Si el inscrito ha fallecido, la autorización para acceder a los datos especialmente protegidos sólo podrá efectuarla el Juez de Primera Instancia del domicilio del solicitante, siempre que justifique interés legítimo y razón fundada para pedirlo.

Por tanto, el acceso por medio de certificaciones está regulado por la LRC en función del tipo de solicitante y el estado vital del inscrito. 

A efectos de la LRC se consideran datos especialmente protegidos:

• La filiación adoptiva. Se consideran como datos protegidos aquellos que revelen el carácter adoptivo de la filiación, la filiación preexistente y el lugar de nacimiento del adoptado.
  • Para persona nacida en España:
    • La inscripción principal de nacimiento previa con los datos de los progenitores biológicos será cancelada totalmente, además de efectuarse la inscripción complementaria de filiación adoptiva, creándose una nueva inscripción principal de nacimiento con los datos de los progenitores adoptantes.
    • Las certificaciones, en publicidad ordinaria, se emitirán sobre esta nueva inscripción principal.
  • Para persona que no hubiera nacido en España:
    • Si estuviera inscrito el nacimiento en RC español se estará a lo anteriormente indicado. En otro caso, se abrirá su registro individual y se practicará la inscripción de nacimiento directamente con los progenitores adoptantes, además de la inscripción complementaria de filiación por adopción, quedando los datos de los padres biológicos en el expediente del Registro Civil.
    • Las certificaciones se emitirán, en publicidad ordinaria, sobre esta inscripción principal. En ambos casos, mediante publicidad extraordinaria de datos especialmente protegidos, se podrá acceder a la identidad de los padres biológicos, bien de la inscripción cancelada, bien mediante copia auténtica electrónica del documento obrante en el expediente.
• La filiación desconocida. La circunstancia del carácter desconocido de la filiación queda sujeta al régimen de publicidad restringida, y en ningún caso se indicará en los medios de publicidad que los nombres de los progenitores, ni que el nombre y apellidos del inscrito se han hecho constar a efectos identificadores o cualquier otra circunstancia que pueda hacer notar este aspecto.
  • El Encargado impondrá un nombre y unos apellidos de uso corriente al nacido cuya filiación sea desconocida, es decir, cuando no esté determinada ninguna de las dos líneas. Pues en los supuestos de nacimiento con una sola filiación reconocida, ésta determina los apellidos. En las menciones de identidad de los progenitores el Encargado elegirá un nombre y apellidos ficticios para realizar la inscripción principal de nacimiento.
  • Esto implica que se pueden emitir certificaciones ordinarias sin restricciones puesto que no hay publicidad sobre datos especialmente protegidos en la inscripción de nacimiento. Por otro lado, el expediente sí que debe ser protegido de forma especial puesto que recogerá que el nombre y apellidos de los progenitores son ficticios y, por tanto, su filiación es desconocida.
  • En caso de determinarse con posterioridad la filiación en ambas o alguna de las líneas, se practicarán las inscripciones complementarias que resulten procedentes para adaptar los datos registrales a la nueva situación.
• La filiación materna cuando por motivos fundados así lo solicite la madre en el momento del parto o declaración de nacimiento, y siempre que renuncie a ejercer los derechos derivados de dicha filiación.
  • En este supuesto, constará la filiación real de la madre en la inscripción de nacimiento y obrará los efectos legales sobre los apellidos del inscrito, según proceda en virtud de si está o no determinada la filiación paterna.
  • El nombre y apellidos de la madre y su domicilio son datos de acceso restringido, de tal forma que en las certificaciones en extracto no aparecerán los mismos sino datos ficticios de uso corriente para cumplimentar las casillas vacías. Así, estas certificaciones en extracto de nacimiento se podrán emitir por medio de publicidad ordinaria. La publicidad extraordinaria ofrecerá, mediante certificación literal, la inscripción principal con los datos de la filiación materna.
• La discapacidad y medidas de apoyo.
• Los cambios de apellido sin restricciones de seguridad, autorizados mediante procedimiento registral, por ser víctima de violencia de género o su descendiente. El expediente se somete a publicidad restringida permitiéndose emitir certificaciones en extracto y literales (ordinarias).Los cambios de apellidos con restricciones de seguridad o cambio de identidad, autorizados mediante procedimiento registral, por ser víctima de violencia de género o su descendiente. El expediente se somete a publicidad restringida. No se realizan actuaciones sobre los sujetos relacionados; por tanto, no hay trazabilidad del cambio producido sobre el sujeto principal en los sujetos relacionados. Para el cambio de apellidos, además de realizarse una inscripción complementaria de cambio de nombre y/o apellidos, se realiza la cancelación total de la inscripción principal de nacimiento y se crea una nueva inscripción de nacimiento con los nuevos apellidos establecidos en el procedimiento registral. Por lo tanto, las certificaciones de asientos cancelados se pueden emitir con los condicionantes de la LRC para publicidad restringida (extraordinaria-publicidad restringida, incluyendo la inscripción complementaria de cambio de nombre y/o apellidos, art. 84). Nótese que el acceso a los mismos se verá limitado reglamentariamente al inscrito o al representante legal que, en su caso, no sea el sujeto pasivo de la medida de protección que ha motivado el cambio en los supuestos de violencia sobre la mujer conforme a la previsión legal contemplada en el art. 54.5 de la LRC, basada en razones de urgencia o seguridad. El resto de certificaciones se pueden emitir de forma ordinaria puesto que no incluyen información de la que se deduzca que ha habido un cambio de apellidos. Para el cambio de identidad, puesto que coexisten las dos identidades del sujeto, todas certificaciones se pueden emitir de forma ordinaria puesto que no incluyen información de la que se deduzca que ha habido cambio de identidad.
• Los cambios de apellidos con restricciones de seguridad o cambio de identidad, autorizados mediante Orden Ministerial según lo previsto en el artículo 55 LRC. El expediente se somete a publicidad restringida. No se realizan actuaciones sobre los sujetos relacionados; por tanto, no hay trazabilidad del cambio producido sobre el sujeto principal en los sujetos relacionados. Para el cambio de apellidos, además de realizarse una inscripción complementaria de cambio de nombre y/o apellidos, se realiza la cancelación total de la inscripción principal de nacimiento y se crea una nueva inscripción de nacimiento con los nuevos apellidos establecidos en la Orden Ministerial. Por lo tanto, las certificaciones de asientos cancelados se pueden emitir con los condicionantes de la LRC para publicidad restringida (extraordinaria-publicidad restringida, incluyendo la inscripción complementaria de cambio de nombre y/o apellidos, art. 84). Nótese que el acceso a los mismos se verá limitado a las personas que establece el artículo 84. El resto de certificaciones se pueden emitir de forma ordinaria puesto que no incluyen información de la que se deduzca que ha habido un cambio de apellidos. Para el cambio de identidad, puesto que coexisten las dos identidades del sujeto, todas certificaciones se pueden emitir de forma ordinaria puesto que no incluyen información de la que se deduzca que ha habido cambio de identidad.
• El cambio del sexo. La publicidad ordinaria de nacimiento se emitirá por medio de certificación en extracto, pues ofrecerá la información actualizada. El expediente también quedará sometido a acceso restringido, por contener los datos sobre este cambio. Además, los sujetos relacionados tendrán las mismas restricciones de publicidad que el sujeto principal para garantizar que los datos especialmente protegidos no se difundan. Para el caso de los descendientes, en la certificación de nacimiento y para el caso del cónyuge, para la certificación de matrimonio.Si se revierte el cambio de sexo previo, la publicidad de nacimiento se emitirá por medio de certificación ordinaria ya que reflejan el sexo vigente y no hay indicios de cambio de sexo al quedar revertido. El expediente dejará de estar sometido a acceso restringido. Adicionalmente, los sujetos relacionados dejarán de tener restricciones de publicidad porque ya no hay datos que proteger.
• Las causas de privación o suspensión de la patria potestad. Las causas se encontrarán en los documentos obrantes en el expediente por lo que dicho expediente se someterá a las reglas de acceso restringido para los datos especialmente protegidos.
• El matrimonio secreto. Será inscrito con publicidad restringida en los correspondientes registros individuales de los contrayentes.
  • El acceso a estos asientos sólo estará permitido mediante publicidad extraordinaria en la forma prevista en el artículo 84 de la LRC y las certificaciones de publicidad ordinaria serán negativas como si no constara ningún asiento de materia matrimonial en el Registro Individual de los contrayentes. Perderá esta condición de acceso restringido, cuando la inscripción en el Registro Civil se transforme a matrimonio ordinario.
  • Igualmente, los expedientes de matrimonio secreto quedarán sometidos a publicidad restringida y no perderán esta condición, aunque el matrimonio pase a ordinario
• Los fallecimientos posteriores a los seis meses de gestación y que no cumplieran los requisitos del artículo 30 del CC, es decir, que no tuvieran personalidad jurídica. Según el citado precepto, la personalidad se adquiere en el momento del nacimiento con vida, una vez producido el entero desprendimiento del seno materno. Por tanto, es el caso de criatura que fallece tras seis meses de gestación y cuando viene al mundo mediante parto o intervención quirúrgica, ya se encuentra muerto.
  • Los datos obrantes en el expediente que se encuentre en el archivo destinado a estos casos, estarán sometidos a especial protección con acceso restringido.
  • Sólo se expedirá copia auténtica electrónica de sus documentos a las personas indicadas en el artículo 84 de la LRC (Disposición Adicional Cuarta de la LRC).

Emisión de certificaciones

Se distinguen dos casos:

• Emisión sin trámite de calificación por el Encargado. Se considera que se hace una calificación tácita, puesto que con la comprobación de los datos y documentos presentados y la información ya registrada en el Registro Civil queda justificada la petición, y se puede emitir la certificación o copia auténtica del documento al momento. 
• Emisión con trámite de calificación del Encargado. Es necesario realizar la verificación del Encargado en el trámite de calificación para comprobar que la documentación que acompaña la solicitud es ajustada en forma y fondo, se cumplen los requisitos necesarios y/o, en su caso, se acredita el interés legítimo debidamente.

La solicitud se puede presentar por sede electrónica, en las Oficinas del Registro Civil, por ventanilla física colaboradora o por Ayuntamientos como puntos de acceso (Notarios que actúan como terceros intermediarios). 

Emisión sin trámite de calificación por el Encargado

Supuesto para la solicitud a instancia de los propios sujetos inscritos en relación a datos de los que son titulares; así como para las solicitudes de las personas a las que se les presume la existencia de legítimo interés, representantes legales, terceros autorizados o, en el caso de inscrito con medidas de apoyo para el ejercicio de su capacidad jurídica, la persona que ejerza el apoyo y que esté expresamente autorizado, el apoderado preventivo general o el curador en cuanto a información que no esté sujeta a restricciones de acceso (inscrito vivo o fallecido) y cuya representación, autorización, nombramiento como apoyo o parentesco es comprobable por el Registro Civil en el momento de la presentación de la solicitud.

También pueden acceder por este procedimiento a la publicidad extraordinaria sobre asientos cancelados cuando el inscrito ha fallecido, la persona autorizada por el inscrito (otorgada en vida por medio legal oportuno) siempre que la autorización sea comprobable por el RC en el momento de la presentación de la solicitud.

A través de este procedimiento también pueden solicitar los datos que no estén sujetos a restricciones de acceso en cuanto a un inscrito (vivo o fallecido), los terceros intermediarios (Notarios), así como las AA. PP y demás funcionarios públicos en el ejercicio de sus funciones siempre que no tengan habilitado el mecanismo de acceso al Registro Civil, y que necesiten disponer de cierta información por causa fundada en normativa legal.

Y para los casos referidos a datos especialmente protegidos con acceso restringido cuando su titular está vivo; siempre que la solicitud la realice el propio inscrito, su representante legal o quien ejerza el apoyo para el ejercicio de su capacidad jurídica, o persona autorizada por todos los anteriores, cuando su representación, nombramiento o autorización pueda ser comprobada por el propio RC en el momento de la presentación de la solicitud.

En este caso el expediente se tramita de forma completa por el operador que realice el registro de la solicitud, emitiéndose la certificación al momento.

Con trámite de calificación por el Encargado

Supuesto para la solicitud de certificaciones de publicidad ordinaria (inscrito vivo o fallecido) a instancia de terceros no autorizados que acrediten la  existencia de interés legítimo y otros solicitantes que no es comprobable su autorización o parentesco por el RC

También para la solicitud y expedición de certificaciones de publicidad extraordinaria de asientos cancelados de inscrito vivo, a instancia de terceros no autorizados que demuestren la existencia de interés legítimo, de las personas a las que se les presume la existencia de legítimo interés, representantes legales, terceros autorizados o, en el caso de inscrito con medidas de apoyo para el ejercicio de su capacidad jurídica, la persona que ejerza el apoyo, el apoderado preventivo general o el curador, cuya representación, nombramiento, autorización o parentesco es comprobable por el RC, terceros intermediarios (Notarios) y Autoridades Públicas^[1] o funcionarios públicos en el ejercicio de sus funciones.

Además, esos mismos interesados podrán pedir la solicitud y expedición de certificaciones de publicidad  extraordinaria referida solo a asientos cancelados e inscrito fallecido.

Para el Tercero intermediario (Notario) en casos de datos especialmente protegidos, cuando el inscrito está vivo y se aporta  autorización.

Cuando la solicitud verse sobre datos especialmente protegidos y el sujeto inscrito haya fallecido, sólo puede tramitarse cuando se disponga de resolución judicial favorable.

Para la tramitación del procedimiento: 

• Si la información solicitada está en Libro manuscrito, el expediente quedará asignado a la Oficina que custodia dicho libro manuscrito para que resuelva y, en su caso, expida la certificación al solicitante.
• Para certificaciones electrónicas, el expediente quedará asignado a una Oficina General según las normas internas de distribución de trabajo.

Será necesario que el RC valore positivamente las solicitudes.

^[1] Cuando por cualquier motivo excepcional, no tengan habilitado el mecanismo de acceso al registro civil, y necesiten disponer de cierta información por causa fundada en normativa legal.

Publicidad de documentos obrantes en el expediente electrónico

La publicidad también se permite respecto de los documentos obrantes en el expediente electrónico de un procedimiento que no se encuentre en trámite, es decir, de un procedimiento finalizado, cerrado y archivado. 

La tramitación de los procedimientos para esta publicidad de documentos se llevará a cabo en la forma regulada para la emisión de certificaciones, dejando constancia y trazabilidad en el sistema mediante la generación del expediente electrónico correspondiente. 

Su tramitación se asignará a la Oficina que hubiera tramitado el procedimiento de cuyo expediente se solicita el documento, quedando relacionados ambos expedientes.

Se ha de tener en cuenta que:

• Seguirá los mismos requisitos procedimentales en cuanto a su solicitud, reglas de acceso y tramitación que lo estipulado para la emisión de certificaciones.
• Estarán sometidos al régimen de protección especial previsto en la Ley los documentos archivados que contengan datos especialmente protegidos o que estén incorporados a expedientes que tengan carácter reservado como, por ejemplo, en los supuestos en que la madre por motivos fundados así lo solicite para que no se conozca la filiación materna y siempre que renuncie a ejercer los derechos derivados de dicha filiación. 
• Para el acceso a documentos de un procedimiento en un expediente y su contenido, se estará a lo previsto para el régimen de acceso para publicidad por certificación. 

Formato de publicidad

En este caso, el formato de publicidad será la copia auténtica electrónica.

Fe de vida

Es un certificado que da fe de que una persona está viva.

Puede ser expedido por el Encargado del Registro Civil, dando fe de que el interesado se encuentra vivo al día de la fecha de su expedición, con valor de simple presunción. Puede ser plurilingüe y también puede dar fe del estado civil (soltero/a, casado/a, divorciado/a, viudo/a…).

La vida también se acredita por comparecencia del sujeto o por acta notarial de presencia; en este sentido, ningún órgano oficial ante quien la vida se acredite por comparecencia del sujeto debería exigir otros medios de prueba, sin perjuicio de la investigación de oficio que proceda en caso de duda fundada. Por los órganos oficiales se advertirá previamente al declarante la responsabilidad penal en que puede incurrir.

La fe de vida exige la comparecencia personal del sujeto en la Oficina del Registro Civil.

Plazos

La expedición de certificaciones, así como la resolución denegatoria se realizarán de forma inmediata o, si por razones técnicas no pudiera efectuarse en tal forma, se llevará a cabo en el plazo máximo de tres días hábiles. 

El procedimiento para la emisión del certificado de fe de vida se tramitará con urgencia, y siempre dentro del plazo máximo de cinco días hábiles. 

A efectos de posibilitar la publicidad de los documentos de un procedimiento de un expediente electrónico que se encuentre finalizado, cerrado y archivado, se conservará el mismo por un plazo de veinticinco años en los de nacimiento y materias complementarias, quince años los de matrimonio y materias complementarias y cinco años los de defunción; en los casos no comprendidos en los anteriores, el plazo de conservación del expediente electrónico será de tres años. Por tanto, dentro de esos periodos estipulados, se podrán obtener las copias auténticas electrónicas de dichos documentos. 

La expedición de estas copias auténticas o, en su caso, la resolución denegatoria de las mismas, se realizará de forma inmediata o, si por razones técnicas no pudiera efectuarse en tal forma, se llevará a cabo en el plazo máximo de tres días.

Reglas de competencia

Se podrá realizar la solicitud de certificaciones en cualquiera de las Oficinas del Registro Civil: Generales, Consulares, colaboradoras, puntos de acceso en Ayuntamientos y ventanillas físicas colaboradoras. 

No obstante, debe tenerse en cuenta la posibilidad de que la información se encuentre en Libros manuscritos y que seguirá expidiéndose conforme a lo previsto por la Ley del Registro Civil de 1957.  En su virtud, las Oficinas Generales, Consulares, Central y colaboradoras, tendrán la función de expedir este tipo de certificaciones en relación con los Libros manuscritos que conserven en los archivos bajo su custodia. 

El expediente para la emisión de esta certificación se asignará a la referida Oficina que tiene el Libro manuscrito; facilitando la operación el hecho de que en el formulario de solicitud estará habilitado un espacio destinado a consignar los datos necesarios para hacer la búsqueda de esta Oficina.

Otros certificados que NO se expiden en el Registro Civil

Certificado de Antecedentes Penales

Tipos de certificados de antecedentes penales

Pueden solicitar certificados de antecedentes penales tanto las personas físicas como las personas jurídicas.

¿Dónde y cómo puedo solicitar el certificado de antecedentes penales?

• De forma presencial en en el órgano competente.
• De forma telemática, a través de la Sede electrónica del Ministerio de Justicia.
• Por correo postal, cumplimentando y enviando al órgano competente el modelo 790.

La solicitud del certificado de antecedentes penales de forma presencial y por correo postal requería descargar el modelo 790 que deberá ir cumplimentado y firmado y el pago de a tasa 006 (3,86 €) asociada a la solicitud.

¿Cómo solicitar el certificado de antecedentes penales de forma presencial o por correo?

La presentación del modelo 790 es necesaria para solicitar un certificado de forma presencial o por correo. Los pasos para obtener el certificado por esta vía, son los siguientes:

1. Descargar el modelo 790, cumplimentarlo y firmarlo.
2. Acudir con el modelo 790 cumplimentado y firmado a una entidad bancaria para efectuar el pago de la tasa 006 (3,86 €) asociada a la solicitud. La entidad bancaria sellará los ejemplares del modelo y se quedará con el ejemplar destinado a la oficina colaboradora. El ciudadano conservará en su poder el ejemplar para el interesado que le servirá como justificante de la solicitud
3. Enviar por correo postal el ejemplar dirigido a la administración o presentarlo de forma presencial ante el órgano competente.

Descargar el MODELO 790

Descargar el Modelo 790

Nota:

Deberá ir CUMPLIMENTADO y FIRMADO

Certificado de Actos de Última Voluntad

¿Dónde puedo solicitar el certificado de actos de última voluntad?

• De forma presencial en en el órgano competente.
• De forma telemática, a través de la Sede electrónica del Ministerio de Justicia. Importante: solamente puede presentar su solicitud por esta vía si la fecha del fallecimiento es posterior al 2 de abril de 2009 y la defunción no está inscrita en un juzgado de paz. En caso contrario ha de acudir a la vía presencial o por correo postal pues ha de acompañar a su solicitud el certificado literal de defunción de la persona fallecida. 
• Por correo postal, cumplimentando y enviando al órgano competente el modelo 790.

La solicitud del certificado de actos de última voluntad de forma presencial y por correo postal requería descargar el modelo 790 que deberá ir cumplimentado y firmado y el pago de a tasa 006 (3,86 €) asociada a la solicitud.

¿Cómo puedo solicitar el certificado de Actos de Última Voluntad?

La presentación del modelo 790 es necesaria para solicitar un certificado de forma presencial o por correo. Los pasos para obtener el certificado por esta vía, son los siguientes:

1. Descargar el modelo 790, cumplimentarlo y firmarlo.
2. Acudir con el modelo 790 cumplimentado y firmado a una entidad bancaria para efectuar el pago de la tasa 006 (3,86 €) asociada a la solicitud. La entidad bancaria sellará los ejemplares del modelo y se quedará con el ejemplar destinado a la oficina colaboradora. El ciudadano conservará en su poder el ejemplar para el interesado que le servirá como justificante de la solicitud
3. Enviar por correo postal el ejemplar dirigido a la administración o presentarlo de forma presencial ante el órgano competente acompañando a su solicitud, el certificado literal de defunción de la persona fallecida que puede obtenerse en el Registro Civil.

Descargar el MODELO 790

Descargar el Modelo 790

Nota:

Deberá ir CUMPLIMENTADO y FIRMADO

Certificado de Delitos de Naturaleza Sexual

El certificado de Delitos de Naturaleza Sexual, según la normativa española, es el único certificado que se expide para trabajar habitualmente con menores.

Tipos de certificados de delitos de naturaleza sexual

Pueden solicitar certificados de antecedentes penales tanto las personas físicas como las personas jurídicas.

¿Dónde y cómo puedo solicitar el certificado de delitos de naturaleza sexual?

• Únicamente de forma telemática, a través de la Sede electrónica del Ministerio de Justicia.

Certificado de Contratos de Seguros de cobertura de fallecimiento

Dónde y cómo puedo solicitar el certificado de Contratos de Seguros de cobertura de fallecimiento?

• De forma presencial en en el órgano competente.
• De forma telemática, a través de la Sede electrónica del Ministerio de Justicia. Importante: solamente puede presentar su solicitud por esta vía si la fecha del fallecimiento es posterior al 2 de abril de 2009 y la defunción no está inscrita en un juzgado de paz. En caso contrario ha de acudir a la vía presencial o por correo postal pues ha de acompañar a su solicitud el certificado literal de defunción de la persona fallecida. 
• Por correo postal, cumplimentando y enviando al órgano competente el modelo 790.

La solicitud del certificado de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento de forma presencial y por correo postal requería descargar el modelo 790 que deberá ir cumplimentado y firmado y el pago de a tasa 006 (3,86 €) asociada a la solicitud.

¿Cómo solicitar el certificado de Contratos de Seguros de cobertura de fallecimiento?

La presentación del modelo 790 es necesaria para solicitar un certificado de forma presencial o por correo. Los pasos para obtener el certificado por esta vía, son los siguientes:

1. Descargar el modelo 790, cumplimentarlo y firmarlo.
2. Acudir con el modelo 790 cumplimentado y firmado a una entidad bancaria para efectuar el pago de la tasa 006 (3,86 €) asociada a la solicitud. La entidad bancaria sellará los ejemplares del modelo y se quedará con el ejemplar destinado a la oficina colaboradora. El ciudadano conservará en su poder el ejemplar para el interesado que le servirá como justificante de la solicitud
3. Enviar por correo postal el ejemplar dirigido a la administración o presentarlo de forma presencial ante el órgano competente acompañando a su solicitud, el certificado literal de defunción de la persona fallecida que puede obtenerse en el Registro Civil.

Descargar el MODELO 790

Descargar el Modelo 790

Nota:

Deberá ir CUMPLIMENTADO y FIRMADO