Legalización y Apostilla

La legalización o apostilla, es un acto administrativo por el que se otorga validez a un documento público extranjero, con el que se comprueba la autenticidad de la firma que aparece en el mismo, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello que el documento ostente. La legalización se limita al reconocimiento y acreditación de una firma y, por tanto, no implica responsabilidad sobre el contenido del documento o posterior destino que pueda tener. 

​​Como regla general, los documentos públicos españoles y extranjeros que deban surtir efectos, respectivamente, en el extranjero y en España, deben ser previamente legalizados. No obstante, determinados convenios internacionales simplifican el procedimiento de legalización e incluso eximen de la obligación de legalizar determinados documentos.
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¿Dónde puedo realizar la legalización o apostilla de un documento?

Debemos distinguir los siguientes SUPUESTOS:

Documentos públicos exentos de la obligación de legalización

La normativa de la Unión Europea detalla una serie de documentos públicos expedidos por las autoridades de un Estado Miembro que están exentos de toda forma de legalización y trámite similar (apostilla) cuando son presentados a las autoridades de otro Estado Miembro de la Unión Europea:

• Los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a los órganos jurisdiccionales de un Estado Miembro, incluyendo los provenientes del Ministerio Fiscal o de un secretario, oficial o agente judicial (“huissier de justice”).
• Los documentos administrativos.
• Las actas notariales.
• Las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.
• Los documentos expedidos por los agentes diplomáticos o consulares de un Estado Miembro que ejerzan sus funciones en el territorio de cualquier Estado con carácter oficial, cuando dichos documentos deban presentarse en el territorio de otro Estado Miembro o a los agentes diplomáticos o consulares de otro Estado Miembro que ejerzan sus funciones en el territorio de un Estado tercero.

El Convenio de Atenas de 1977 de la Comisión Internacional del Estado Civil detalla los documentos que cada uno de los Estados Parte en el Convenio acepta sin legalización o formalidad equivalente, con la condición de que estén fechados y firmados y, en su caso, sellados por la autoridad de otro Estado contratante que los haya expedido: 

• Los documentos que se refieran al Estado Civil, a la capacidad o a la situación familiar de las personas físicas, a su nacionalidad, domicilio o residencia, cualquiera que sea el uso al que sean destinados. 
• Otros documentos que hayan sido extendidos para la celebración del matrimonio o para la formalización de un acto del estado civil.

El Convenio de Viena de 1976 de la Comisión Internacional del Estado Civil señala que las certificaciones plurilingües de las actas del Registro Civil extendidas de conformidad con los modelos anexos al convenio serán aceptadas sin legalización ni formalidades equivalentes en el territorio de los Estados Parte en el Convenio.

El Convenio Europeo de Londres de 1968 suprime la legalización de documentos extendidos por los agentes diplomáticos y consulares de los Estados Parte en el Convenio.

​Por último, el Canje de Notas de Madrid de 1984 suprime la legalización de las certificaciones del Registro Civil de España y Rusia, que serán admitidas en el otro Estado sin necesidad de legalización.

👉 RESUMEN de países exentos de legalización (incluye apostilla):

​​​​​A continuación se detalla la tabla de países exentos de legalización de documentos con España según los convenios suscritos (no implica, necesariamente, que queden exentos de traducción oficial al castellano por un traductor jurado).

(Para los convenios de la Comisión Internacional del Estado Civil (CIEC) se toma como referencia la fecha de entrada en vigor con respecto a España. Para el Convenio n.º 063 del Consejo de Europa, la exención se aplica a partir de la entrada en vigor del tratado de forma bilateral entre ambos estados).

​Apostilla de documentos públicos

La Apostilla de La Haya es un trámite que simplifica la legalización de documentos públicos. Consiste en la estampación de un solo sello y firma en el documento. 

Es válido para los Estados Parte en el Convenio de la Apostilla de La Haya de 1961. Se excluyen del ámbito de aplicación del Convenio los documentos consulares expedidos por las Embajadas y Consulados extranjeros en España y los documentos referidos a operaciones mercantiles o aduaneras.

La competencia para la realización del trámite es, en España, de la Sección de Legalizaciones del Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes. Las autoridades competentes en los demás Estados Parte del Convenio pueden consultarse en la página web de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado​.

La Apostilla de La Haya carece de fecha de caducidad. No obstante, si el documento expedido tiene una duración limitada, la legalización también la tendrá.​​​​​​

​Legalización de documentos públicos

En todos los casos no recogidos en alguno de los supuestos anteriores (bien por no ser un Estado Parte en ninguno de los convenios, bien por tratarse de un documento excluido del ámbito de aplicación de los mismos), deberá procederse a la legalización ordinaria. La legalización carece de fecha de caducidad. No obstante, si el documento expedido tiene una duración limitada, la legalización también la tendrá.

Hay que distinguir entre la legalización de documentos extranjeros y la legalización de documentos españoles.

Legalización de documentos públicos extranjeros

Los documentos públicos extranjeros pueden ser legalizados por vía diplomática, bien en el extranjero (por las Oficinas Consulares de España en el exterior), bien en España (por el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación).

• Legalización en el extranjero. El procedimiento a seguir conlleva dos trámites diferenciados:

1. En primer lugar, se precisa la legalización por el Ministerio de Asuntos Exteriores del país extranjero emisor del documento.
2. Seguidamente, es necesaria la legalización por la Oficina Consular de España en tal país. Este último trámite conlleva el pago de una tasa.​​

Existen una serie de documentos cuya legalización se ajusta a especialidades:

Certificados de Registro Civil. Se puede optar entre seguir el procedimiento anteriormente descrito o solicitar la legalización ante la Oficina Consular del país emisor del documento ubicada en España. En este último caso, se deben seguir los siguientes pasos:

1. En primer lugar, se precisa la legalización por el Ministerio de Asuntos Exteriores del país extranjero emisor del documento.
2. Seguidamente es necesaria la legalización por la Oficina Consular del país emisor del documento en España.
3. Por último, se precisa la legalización por el Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.

• Legalización en España. Los documentos consulares extranjeros -emitidos por Embajadas y Consulados extranjeros acreditados en España- deberán ser legalizados en el Servicio de Legalizaciones​ del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. La legalización en dicho Servicio es siempre gratuita. Los documentos consulares más comunes son:
  • Certificados de fe de vida y estado civil.
  • Certificados de buena conducta.
  • Certificados de residencia y/o de inscripción consular.
  • Certificados de nacionalidad.
  • Declaraciones juradas.
  • Certificaciones explicativas de la legislación local.
  • Certificaciones sobre no haber recibido beca o subvención pública, entre otros. 

Legalización de documentos públicos españoles

Los documentos públicos españoles pueden ser legalizados por vía diplomática, bien en España, bien en el extranjero. 

En lo relativo al Registro Civil, ha de estarse a lo previsto para la legalización de documentos judiciales:

• Documentos judiciales (actas de nacimiento, matrimonio o defunción; certificados de capacidad matrimonial, fe de vida o estado; y demás resoluciones judiciales):
  1. Legalización por el Tribunal Superior de Justicia de la respectiva Comunidad Autónoma.
  2. Legalización por la Sección de Legalizaciones del Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes.
  3. Legalización por el Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. 
  4. Legalización, finalmente, por la Oficina Consular extranjera correspondiente acreditada en España.

Denegación: causas y vías de recurso

Cuando para la legalización de los distintos documentos no se sigan las vías antedichas, el Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación podrá denegar el trámite. Las denegaciones se fundarán en causa justificada, tal como la presentación de un documento privado para su legalización, o la presentación de un documento para su legalización sin haberse cumplido los trámites previos exigidos para ese tipo de documento.

En todo caso, la denegación podrá recurrirse como tal acto administrativo de conformidad con lo dispuesto en el Título V de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.​​​​​

​​Traducción de documentos

Para su validez en España, las traducciones han de realizarse o cotejarse en las Oficinas Consulares de España en el extranjero o en las del país de origen del documento en España y posteriormente deben legalizarse en el Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. 

Existe igualmente la posibilidad de que la traducción o cotejo de la misma la lleve a cabo un intérprete-traductor jurado nombrado por el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. En este último caso no se precisa la legalización. 

En el ámbito de la Unión Europea, no se requiere la traducción de documentos públicos de un Estado miembro cuando los mismos vayan acompañados de un impreso estándar multilingüe de los contemplados en los anexos del Reglamento (UE) 2016/1191​. También se consideran válidas las traducciones juradas realizadas por personas habilitadas para ello en virtud del Derecho de un Estado Miembro de la UE.